Biała lista podatników – obowiązki i sankcje

Od 1 września 2019 r. funkcjonuje tzw. biała lista podatników, a od 1 stycznia 2020 r. organy posiadają uprawnienie do nakładania sankcji w przypadku dokonywanie przelewów na inny rachunek przedsiębiorcy niż wskazany na liście. Wykaz ten zastąpił tym samym listy podatników VAT: zarejestrowanych, niezarejestrowanych, wykreślonych i przywróconych.

Zakres danych ujętych w rejestrze

Dzięki białej liście przedsiębiorca może łatwo i w jednym miejscu sprawdzić status jego kontrahenta w odniesieniu do podatku VAT. Rejestr pozwala bowiem na uzyskanie informacji czy dany podmiot jest podatnikiem VAT czynnym czy zwolnionym. W rejestrze znajdziemy również informację o ewentualnej odmowie rejestracji lub przywróceniu wpisu, a także o jego wykreśleniu wraz z podstawą prawną takiej decyzji. Rejestr zawiera również informacje o dacie wpisu, wykreślenia lub przywrócenia na listę.

W ramach rekordu danego przedsiębiorcy na białej liście znajdują się również podstawowe informacje o podmiocie: nazwa, adres prowadzenia działalności, numer NIP, numery bankowych rachunków rozliczeniowych lub rachunków imiennych w SKOK . Właśnie ta ostatnia informacja, dotycząca rachunków rozliczeniowych lub rachunków imiennych w SKOK, jest dla przedsiębiorców kluczowa. Pamiętać trzeba, że ujawnieniu w rejestrze podlegają wyłącznie dwa wyżej wymienione typy rachunków – nie ujawnia się w nim więc m.in. rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych (tzw. ROR-ów), rachunków oszczędnościowych, wirtualnych, powierniczych ani lokat terminowych.

Uzyskiwanie wpisu na liście i jego aktualizacja

Przedsiębiorca nie musi wnosić o ujęcie go na białej liście. Szef Krajowej Administracji Skarbowej, czyli organ prowadzący rejestr, uzupełnia go na podstawie innych ogólnodostępnych rejestrów. Biała lista podatników dostępna jest na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka). Jeżeli numer rachunku ujęty w rejestrze jest błędny, należy zweryfikować czy został on prawidłowo zewidencjonowany we właściwym urzędzie skarbowym.

Aby wprowadzić zmianę w danych na liście (np. w zakresie nieprawidłowego rachunku bankowego), przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, powinien złożyć wniosek CEIDG-1. W jaki sposób tego dokonać? Obowiązujące przepisy dają kilka możliwości na złożenie poprawnie wypełnionego formularza CEIDG-1. Przedsiębiorca może zdecydować się na:

  1. wypełnienie wniosku z ewentualnymi załącznikami i przesłanie online poprzez stronę internetową www.ceidg.gov.pl – niezbędne w tym przypadku jest posiadanie profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
  2. uzupełnienie formularza bez logowania na www.ceidg.gov.pl – po sporządzeniu CEIDG-1 formularz ten trzeba wydrukować, podpisać i zanieść do urzędu gminy,
  3. wizytę w urzędzie gminy – już na miejscu pobiera się wniosek w formie papierowej, wypełnia i składa właściwemu urzędnikowi,
  4. przesłanie CEIDG-1 drogą pocztową – ten sposób postępowania wymaga notarialnego potwierdzenia podpisu pod formularzem.

W pozostałych przypadkach należy poinformować właściwy urząd skarbowy na odpowiednim formularzu NIP:

  • NIP-8 w przypadku podmiotu wpisanego do KRS,
  • NIP-2 w przypadku spółki cywilnej,
  • NIP-7 w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność, która nie podlega rejestracji w CEIDG wraz z załącznikiem NIP-B, w którym zamieszcza się informację o rachunkach bankowych.

Ponadto przedsiębiorca ma możliwość złożenia wniosku do szefa Krajowej Administracji Skarbowej o sprostowanie lub usunięcie informacji nieprawdziwych. Istnieje również dedykowany adres e-mail do zgłaszania błędów na białej liście: WykazPodatnikow@mf.gov.pl.

Należy przy tym zaznaczyć, że tylko rachunki rozliczeniowe lub rachunki imienne w SKOK otwarte w celu prowadzenia działalności gospodarczej podlegają ujawnieniu na liście – jeżeli przedsiębiorca rozlicza się w oparciu o inny rodzaj rachunku, nie będzie on ujawniony w rejestrze, co również może być przyczyną ewentualnej niezgodności w zakresie treści wpisu w rejestrze ze stanem faktycznym.

Jak przeglądać listę?

Jak już wspomniano powyżej, do weryfikacji kontrahentów służy wyszukiwarka udostępniona na stronie Ministerstwa Finansów (https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/). Aby dokonać sprawdzenia, wystarczy wpisać daną, według której szukamy wpisu (NIP, REGON, numer rachunku, nazwa podmiotu) oraz dzień, na który wpis ma być aktualny. Po wyświetleniu danych, na samym dole okna, po lewej stronie, pojawi się indywidualny identyfikator wyszukiwania, a po prawej przycisk „Drukuj potwierdzenie”, który wygeneruje plik PDF dokumentujący zawartość wpisu na chwilę dokonania sprawdzenia. Dla celów dowodowych podatnik powinien wydrukować potwierdzenie z danymi dotyczącymi wpisu by móc potem wykazać, że w dniu dokonania płatności dokonał weryfikacji kontrahenta.

Wyszukiwarka umożliwia przeglądanie nie tylko aktualnych, ale też archiwalnych wpisów. Przedsiębiorca może więc sprawdzić stan rejestru na dzień, w którym dokonywał przelewu, również w przeszłości, pod warunkiem jednak, że miało to miejsce do pięciu lat wstecz.

Inną możliwością, obok wyszukiwarki na stronie Ministerstwa, jest skorzystanie z programów udostępnianych przez producentów oprogramowania, które posiadają dostęp do bazy danych wykazu. Programy te umożliwiają weryfikację kontrahentów na większą skalę i mogą okazać się przydatne dla dużych przedsiębiorców, którzy muszą sprawdzać wiele rachunków naraz, jednak posiadają pewne ograniczenia w zakresie ilości zapytań (limity dzienne).

Obowiązek rozliczenia za pomocą rachunku bankowego z „białej listy” i konsekwencje wykonania przelewu na błędny rachunek

Od 1 stycznia 2020 r. w przypadku transakcji, których wartość przekroczyła 15 000 zł, wykonanie przez przedsiębiorcę przelewu na inny rachunek niż wskazany w rejestrze może skutkować nałożeniem sankcji w postaci niemożliwości zaliczenia nieprawidłowo przelanej kwoty jako kosztu uzyskania przychodu. Dodatkowo, w przypadku dokonania przelewu na nieprawidłowy rachunek, osoba, która tej płatności dokonała, będzie odpowiadała solidarnie z posiadaczem rachunku za zaległości podatkowe, jeśli ten nie opłaci należnego podatku VAT od transakcji. Sankcje mogą zostać nałożone gdy transakcja obejmuje odpłatną dostawę towarów lub świadczenie usług dokonaną przez czynnego podatnika VAT, jeśli jej dokonanie zostało potwierdzone fakturą.

Warto zaznaczyć, że powyższe sankcje mogą być stosowane w przypadku, gdy na daną transakcję składa się więcej jednostkowych płatności, których łączna wartość przekroczy 15 000 zł. Oznacza to, że należy również weryfikować płatności w kwocie nieprzekraczającej 15 000 zł, jeśli składają się one na transakcję o jednorazowej wartości powyżej 15 000 zł. Dla przykładu: jeżeli przedsiębiorca wykonuje dwie płatności na rzecz tego samego kontrahenta, jedną opiewająca na sumę 10 tys. zł, a drugą 6 tys. zł, powinien dokonać weryfikacji rachunku kontrahenta, jeśli płatności są dokonywane w ramach jednej transakcji (np. płatność w częściach za wykonanie poszczególnych etapów umowy).

Należy przy tym wskazać, że w praktyce pojawiły się wątpliwości czy należy weryfikować z wykazem podatników VAT rachunki kontrahentów, jeżeli zapłata ma być dokonana na rzecz podatnika VAT zwolnionego. Wątpliwości te rozwiało jednak Ministerstwo Finansów, wyjaśniając, że jeśli zapłata jest dokonywana na rzecz podatnika VAT zwolnionego – np. kiedy płatność dotyczy wyłącznie usług zwolnionych z VAT – wówczas nie ma konieczności weryfikacji rachunku na wykazie podatników VAT. Dodać przy tym trzeba, że jeżeli zapłata jest dokonywana na rzecz podatnika zwolnionego z VAT z uwagi na poziom obrotów, podatnik ten nie będzie w ogóle widniał w rejestrze (o ile nie zarejestruje się jako podatnik VAT zwolniony), co również implikuje brak konieczności weryfikacji kontrahenta z wykazem.

Na marginesie wskazać należy, że według wyjaśnień Ministerstwa Finansów, weryfikacji rachunku na białej liście nie wymagają płatności kartą bądź tzw. szybkie płatności internetowe, trudno doszukać się uzasadnienia dla takiego podejścia. Konieczność weryfikacji nie wystąpi także przy kompensacie wzajemnych zobowiązań, co potwierdza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (np. sygn. 0111-KDIB1-2.4010.380.2019.1.MS).

Weryfikacja numeru rachunku bankowego kontrahenta powinna być dokonana w ten sam dzień, w którym następuje zlecenie przelewu, z uwagi na fakt, że rejestr aktualizowany jest każdego dnia roboczego. Dotyczy to także zleceń z odroczonym terminem płatności. W przypadku awarii wyszukiwarki udostępnionej przez ministerstwo wszystkie płatności, które wymagają weryfikacji numeru rachunku, należy zgłaszać do właściwego urzędu skarbowego.

Istnieje możliwość uniknięcia sankcji, jeżeli w ciągu trzech dni od dnia dokonania przelewu podmiot, który go wykonał, poinformuje naczelnika urzędu skarbowego o przekazaniu dyspozycji płatności na konto spoza białej listy. Można tego dokonać przy użyciu formularza ZAW-NR. Zgodnie z objaśnieniami Ministerstwa Finansów zawiadomienie o zapłacie na rachunek niewykazany w rejestrze wystarczy złożyć przy pierwszej płatności na błędny rachunek, mimo to bezpieczniejszą opcja wydaje się zgłaszanie każdego takiego przypadku, przynajmniej dopóki stanowisko takie nie zostanie potwierdzone w objaśnieniach podatkowych wydawanych przez Ministra.

Bieżące problemy praktyki związane z białą listą podatników

W praktyce pojawiło się wiele wątpliwości związanych z nowymi przepisami podatkowymi i obowiązkiem weryfikacji rachunków bankowych wskazanych przez kontrahentów z „białą listą”.

Ustawy podatkowe nie definiują jednoznacznie pojęcia transakcji, poprzestając na odesłaniu do ustawy – Prawo przedsiębiorców, która także nie zawiera jednoznacznej definicji tego pojęcia. Wobec powyższego istnieją wątpliwości interpretacyjne odnośnie do rozumienia terminu „transakcja”. Część opiniujących wskazuje, że jako transakcję należy rozumieć stosunek prawny ukształtowany konkretną umową. Przyjęcie takiego stanowiska generuje jednak dalsze problemy interpretacyjne m.in. co do istnienia obowiązku weryfikacji rachunku kontrahenta na „białej liście” w przypadku płatności za usługi w określonych w umowie okresach rozliczeniowych (np. stała obsługa prawna, najem). W przypadku usług rozliczanych okresowo wątpliwości powstają, jeżeli suma płatności z takiej umowy przekroczy łącznie 15 000 zł, np. w skali roku, podczas gdy płatności za poszczególne okresy nie przekraczają tej sumy. Biorąc jednak pod uwagę aktualne wypowiedzi orzecznictwa, należałoby raczej przychylić się do stanowiska, iż weryfikacja rachunku powinna nastąpić przy każdej jednostkowej płatności, jeśli wynikają z jednej umowy w przedmiocie świadczenia usług rozliczanych okresowo, a ich łączna wartość może przekroczyć ustawowy próg w dowolnym okresie.

Podstawę prawną prowadzenia listy stanowi art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

By |2020-04-01T16:22:14+00:0008.01.2020|Publikacje|

O autorze: