Od 1 stycznia 2021 r. przedsiębiorcy i osoby fizyczne mają obowiązek rejestrowania zawieranych umów o dzieło. Zgromadzone w rejestrze informacje będą wykorzystywane do celów statystycznych oraz do badania kierunków rozwoju przedsiębiorczości. Brak rejestracji umowy w terminie może jednak skutkować zastosowaniem przez ZUS sankcji wobec zobowiązanego do zgłoszenia. Nie można także wykluczyć, iż zgłoszenie nie będą czynnikiem powodującym wszczęcie kontroli pod kątem prawidłowości zastosowania umowy o dzieło.

Rejestr umów o dzieło – podstawa prawna
Obowiązek zgłaszania do ZUS faktu zawarcia umowy o dzieło został wprowadzony na mocy tarczy antykryzysowej, a dokładniej art. 22 ustawy z dnia z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2020 poz. 568), który przewiduje dodanie nowych regulacji do ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 266 i 321). W konsekwencji powyższej zmiany przepisów od 1 stycznia 2021 r. płatnicy składek lub osoby fizyczne muszą informować ZUS o umowach o dzieło zawartych po tej dacie.

Rejestr umów o dzieło – jak zgłosić umowę?
Zgodnie z treścią art. 36 ust. 17 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 266 i 321), płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło informuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.
Informację o zawarciu umowy o dzieło należy dostarczyć do ZUS w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy. Można to zrobić elektronicznie, przez portal ZUS PUE (instrukcja znajduje się pod tym linkiem) lub na piśmie, na formularzu ZUS-RUD. W formularzu zgłaszający musi wskazać m.in. dane wykonawcy, datę zawarcia umowy, datę rozpoczęcia i zakończenia wykonywania dzieła (przy czym pole jest nieobowiązkowe jeśli umowa została zawarta na czas nieokreślony). Ponadto zgłaszający zobowiązany jest opisać przedmiot umowy – prawidłowe określenie przedmiotu umowy jest niezwykle istotne, gdyż właśnie na tej podstawie możliwe jest zakwestionowanie przez ZUS danej umowy jako umowy o dzieło i uznanie, że jest ona w rzeczywistości umową innego rodzaju, ze wszystkimi konsekwencjami tego faktu (w szczególności w zakresie oskładkowania).
Co istotne, nie ma obowiązku umieszczania w rejestrze danych o wynagrodzeniu wynikającym z umowy. Jeśli umowa zawarta została z kilkoma podmiotami, dla każdego wykonawcy należy dokonać osobnego zgłoszenia.

Rejestracja umów o dzieło – kogo dotyczy obowiązek?
Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisu art. 36 ust. 17 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 266 i 321) obowiązek rejestrowy dotyczy każdego płatnika składek lub osoby fizycznej zlecająca o ile umowa o dzieło zawarta została z osobą, z którą płatnik/osoba fizyczna nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Zgodnie z informacją zawartą na stronie ZUS, nie trzeba zgłaszać również umów o dzieło zawartych z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.

Rejestr umów o dzieło – kontrole i sankcje
Zgodnie z wyjaśnieniami organów podstawowym celem wprowadzenia rejestru jest umożliwienie oszacowania, na jaką skalę umowy o dzieło są obecnie stosowane jako forma zatrudnienia. Kwestia ta stała się szczególnie problematyczna na kanwie tarcz antykryzysowej, gdyż ciężko było oszacować wysokość kosztów przyznania świadczenia postojowego tym, którzy stracili przychody z umów o dzieło w związku z kryzysem gospodarczym wywalonym Covid-19.

Nie jest to jednak jedyny cel, do którego rejestr może być wykorzystywany. Jednocześnie zauważyć warto bowiem, że informacje z rejestru umów o dzieło pozwolą sprawdzić, czy zgłaszający prawidłowo stosują tego typu umowy, czy są stosowane wyłącznie w celu uniknięcia obowiązku zapłaty składek ZUS. Jest to tym bardziej problematyczne, iż w praktyce czasami trudno ocenić, czy dana umowa powinna mieć charakter dzieła czy zlecenia – nawet orzecznictwo sądowe w tym zakresie jest bardzo różnorodne, i do dziś nie wypracowano jednolitego stanowiska, co należy kwalifikować jako dziełem, a co dziełem nie jest.

Wspomnieć również przy tym należy, że uchybienie obowiązkowi rejestracyjnemu może skutkować nałożeniem na zobowiązanego do dokonania zgłoszenia sankcji, do których należy przykładowo wymierzenie dodatkowej opłaty dla opłacających zaniżone składki czy wszczęcie postępowania egzekucyjnego. ZUS może ponadto złożyć wniosek do sądu o ukaranie płatnika grzywną.