Pracownicze plany kapitałowe – obowiązkowe dla wszystkich

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to dobrowolny i w pełni prywatny długoterminowy system gromadzenia oszczędności, z którego mogą skorzystać wszystkie osoby zatrudnione, odprowadzające składki na ZUS, bez względu na formę zatrudnienia. Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady tworzenia i działania PPK w Polsce jest ustawa o pracowniczych planach kapitałowych z dnia 4 października 2018 r. Mimo że system jest dobrowolny dla pracowników, to pracodawcy będą zobligowani do jego wdrożenia. Wiąże się to z koniecznością wykonania szeregu czynności, których obowiązek dokonania wynika z ustawy o PPK, już w 2020 roku. Naruszenie obowiązków wynikających z ustawy, niezbędnych do wdrożenia PPK w organizacji, może być podstawą do nałożenia na pracodawcę wysokich kar finansowych, a samo prowadzenie PPK wiąże się z dodatkowymi kosztami, jakie pracodawca musi ponieść.

Terminy przystąpienia do PPK

Od 1 lipca 2019 r. ustawa o PPK znajduje zastosowanie do każdego podmiotu posiadającego status tzw. dużego przedsiębiorcy, tj. zatrudniającego 250 osób lub więcej. Począwszy od dnia 1 stycznia 2020 r. przepisy ustawy stosuje się również w odniesieniu do podmiotów zatrudniających od 50 do 249 osób. Pozostałe kategorie podmiotów objęte zostaną ustawą zgodnie z następującym harmonogramem:

  • podmioty zatrudniające od 20 do 49 osób – od dnia 1 lipca 2020 r.,
  • pozostałe podmioty zatrudniające – od dnia 1 stycznia 2021 r.

Co to tak naprawdę oznacza?

Terminy wskazane powyżej są terminami, w których do określonych podmiotów zastosowanie znajdzie ustawa o PPK. W praktyce nie oznacza to jednak, że przed upływem wskazanych wyżej terminów pracodawcy zobowiązani będą do dokonania wszelkich czynności w celu wdrożenia PPK. Terminy te są jednak kluczowe dla obliczenia terminów na wykonanie poszczególnych obowiązków, które nakłada na pracodawców ustawa, o których mowa w artykule poniżej.

Umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK

Umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający zobowiązany jest zawrzeć w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia, w którym ustawa o PPK zacznie w stosunku do niego obowiązywać, co oznacza, że umowy o prowadzenie PPK winny być zawarte przez:

  • podmioty zatrudniające 250 osób i więcej – do dnia 12 listopada 2019 r.,
  • podmioty zatrudniające od 50 do 249 osób – do dnia 11 maja 2020 r.,
  • podmioty zatrudniające od 20 do 49 osób – do dnia 10 listopada 2020 r.,
  • pozostałe podmioty zatrudniające – do dnia 10 maja 2021 r.

Dodatkowo przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający zobowiązany jest zawrzeć umowę o zarządzanie PPK. Umowa o zarządzanie musi zostać zawarta nie później niż 10 dni roboczych przed upływem powyższych terminów przewidzianych dla zawarcia umów o prowadzenie PPK. Z uwagi na powyższe umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta:

  • w przypadku podmiotu zatrudniającego 250 osób i więcej – do dnia 25 października 2019 r.,
  • w przypadku podmiotu zatrudniającego od 50 do 249 osób – do dnia 24 kwietnia 2020 r.,
  • w przypadku podmiotu zatrudniającego od 20 do 49 osób – do dnia 27 października 2020 r.,
  • w przypadku pozostałych podmiotów zatrudniających – do dnia 23 kwietnia 2021 r.

Za niedopełnienie powyższych obowiązków na przedsiębiorcę mogą zostać nałożone określone w przepisach ustawy sankcje karne, takie jak kara grzywny w wysokości nawet do 1 mln złotych czy  kara pozbawienia wolności do lat 3.

Wpłaty do PPK

Wpłaty dokonywane na poczet PPK są finansowane przez pracodawcę i uczestnika PPK z własnych środków, a częściowo także z budżetu państwa. Wpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5% wynagrodzenia pracownika stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Ponadto podmiot zatrudniający będzie mógł zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5% wynagrodzenia, o którym mowa w zdaniu poprzednim. Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika wyniesie co do zasady 2% wynagrodzenia (wpłata może wynosić mniej niż 2%, jednak nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia). Uczestnik PPK może także zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2% wynagrodzenia. Wpłat do PPK pracodawca dokonuje począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarł umowę o prowadzenie PPK. Jest on zobowiązany do obliczenia i przekazania wpłat finansowanych zarówno przez siebie, jak i przez pracownika. Dodatkowo z budżetu państwa jednorazowo na konto pracownika zostanie wpłacone 250 zł, a następnie co roku kwota w wysokości 240 zł.

Etapy wdrożenia PPK

W procesie wdrożenia w danej jednostce PPK można wyróżnić następujące etapy:

  1. Decyzja o utworzeniu PPK – podejmuje ją pracodawca, mając na względzie terminy ustawowe, o których wspomniano powyżej.
  2. Konsultacje ze stroną pracowniczą – pracodawca podejmuje konsultacje z umocowaną do reprezentacji pracowników grupą, związkiem zawodowym lub radą pracowników.
    Podmiot zatrudniający, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w tym podmiocie zatrudniającym (lub jeśli organizacja taka nie działa – reprezentacją pracowników), wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK. Wyboru dokonuje się w szczególności na podstawie oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, efektywności danej organizacji w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez instytucję doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Ponadto przy wyborze pracodawca powinien uwzględnić najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.
  3. Zawarcie odpowiednich umów – niezbędne jest zawarcie umowy o zarządzanie i umowy o prowadzenie PPK z instytucją finansową – stronami umowy o zarządzanie PPK są pracodawca oraz instytucja finansowa, natomiast umowę o prowadzenie PPK pracodawca zawiera w imieniu i na rzecz pracowników.
  4. Rejestracja –umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK zamieszcza się na dedykowanym portalu PPK, tj. w systemie teleinformatycznym, z którego będzie można uzyskać m.in. informacje na temat podmiotów umieszczonych w ewidencji PPK, informacje o funkcjonowaniu PPK, w tym o warunkach uczestnictwa oraz uprawnieniach wynikających z uczestnictwa w PPK. W portalu znajdziemy również informacje o obowiązkach i uprawnieniach podmiotów zatrudniających, a także informacje o ofertach instytucji finansowych, umieszczonych w ewidencji PPK.
  5. Konsultacje – rozumiane jako udzielenie pracownikom wszelkich niezbędnych informacji dotyczących przystąpienia i uczestnictwa w PPK.
  6. Ewidencja uczestników – pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencję pracowników, którzy zostają automatycznie zapisani do PPK oraz pracowników, którzy zdecydują się na przystąpienie do PPK.

Uczestnik PPK może zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej. Deklaracja zawiera dane dotyczące podmiotu zatrudniającego i uczestnika PPK oraz oświadczenie uczestnika PPK o posiadaniu przez niego wiedzy o konsekwencjach jej złożenia. Rezygnacja z dokonywania wpłat do PPK nie wymaga zmiany umowy o prowadzenie PPK. Należy pamiętać, że dobrowolność PPK polega na tym, że każdy pracownik spełniający kryteria ustawowe jest automatycznie objęty programem i aby skutecznie zrezygnować, niezbędne będzie aktywne zachowanie uczestnika w postaci złożenia przez niego deklaracji. Jeżeli natomiast co 4 lata uczestnik nie złoży pracodawcy ponownej deklaracji zawierającej rezygnację, podmiot zatrudniający zacznie dokonywać na jego rzecz wpłat do PPK.

Obowiązek informacyjny

Należy pamiętać, że pracodawca wdrażający PPK zobowiązany jest udzielać pracownikom (uczestnikom PPK) informacji na temat ich uczestnictwa w PPK. W szczególności podmiot zatrudniający obowiązany jest poinformować pracowników o następujących zdarzeniach:

  1. Zmiana instytucji finansowej

W przypadku wypowiedzenia umowy o zarządzanie PPK, jeżeli została zawarta umowa z inną instytucją finansową, pracodawca, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia nowej umowy o zarządzanie funduszem, zawiera w imieniu i na rzecz osoby, która miała zawartą umowę z poprzednią instytucją, umowę o prowadzenie PPK. Podmiot zatrudniający musi ponadto poinformować tę osobę o obowiązku złożenia w jej imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jej rachunku PPK prowadzonym przez dotychczasową instytucję finansową.

  1. Możliwość przystąpienia do PPK osób pomiędzy 56 a 70 rokiem życia

Do PPK  w sposób automatyczny przypisane są osoby pomiędzy 18 a 55 rokiem życia. Osoby zatrudnione, które ukończyły 55 r. ż i nie ukończyły 70 r. ż. mogą przystąpić  do PPK wyłącznie na wniosek, o czym podmiot zatrudniający jest obowiązany je poinformować.

  1. Wniosek o wypłatę transferową

W terminie 7 dni po upływie 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia danej osoby, uczestnik PPK musi złożyć podmiotowi zatrudniającemu oświadczenie o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK. Oświadczenie takie powinni zawierać oznaczenie instytucji finansowych, z którymi umowy o prowadzenie PPK zostały zawarte. Podmiot zatrudniający, niezwłocznie po otrzymaniu takiego oświadczenia, zobowiązany jest poinformować uczestnika PPK o obowiązku złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jego rachunkach PPK prowadzonych przez wskazane instytucje finansowe, z którymi zostały zawarte w imieniu uczestnika umowy. Przelew środków w takiej sytuacji następuje na rachunek PPK uczestnika prowadzony przez instytucję finansową, z którą umowę o prowadzenie PPK zawarł podmiot aktualnie go zatrudniający.

  1. Wpłata dodatkowa i obniżenie wpłaty podstawowej

Wypłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK wynosi 2% wynagrodzenia lub mniej, jednak nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Uczestnik PPK może zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2% wynagrodzenia. Wysokość wpłaty podstawowej lub wpłaty dodatkowej uczestnik PPK określa w deklaracji składanej podmiotowi zatrudniającemu. Podmiot zatrudniający ma obowiązek poinformowania uczestnika PPK o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej.

  1. Ponowne dokonywanie wpłat

Co 4 lata od ostatniego dnia lutego danego roku, podmiot zatrudniający informuje uczestnika PPK, który złożył deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, o ponownym dokonywaniu wpłat za tego uczestnika, chyba że uczestnik ponownie zrezygnuje z dokonywania wpłat do PPK, składając w tym celu podmiotowi zatrudniającemu następną deklarację. Ponadto w przypadku rezygnacji uczestnika z dokonywania wpłat do PPK, podmiot zatrudniający niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia deklaracji o rezygnacji, informuje o tym właściwą instytucję finansową.

Mając na uwadze szereg obwarowań, z jakimi wiąże się prowadzenie PPK warto z odpowiednim wyprzedzeniem zapoznać się z nowymi przepisami, oraz opracować harmonogram wdrożenia i odpowiednie wzory dokumentów. Przy wprowadzaniu PPK w organizacji przydatne mogą okazać się również odpowiednia narzędzia IT, które pomogą wdrożyć i prowadzić system. Ponadto warto też podjąć dialog z pracownikami w przedmiocie zasad przystąpienia lub rezygnacji z PPK, co stanowi pierwszy krok do prowadzenia kompleksowej ewidencji osób, które ostatecznie przystąpiły do PPK.

Zwolnienie z obowiązku przystąpienia do PPK

Należy wskazać, że istnieją wyjątki z obowiązku przystąpienia przez pracodawcę do PPK. Zwolnienie z obowiązku przystąpienia do PPK będą podmioty zatrudniające mniej niż 10 osób, a których roczny obrót wynosi mniej niż 2 mln złotych, czyli tzw. mikorprzedsiębiorcy, w sytuacji, gdy wszyscy pracownicy złożą deklarację rezygnacji z uczestnictwa w PPK. Zwolnione będą również podmioty, które prowadzą pracownicze programy emerytalne PPE ze składką na poziomie minimum 3,5% wynagrodzenia pracownika, a uczestnikami programu jest co najmniej 25% zatrudnionych.

By |2020-04-01T16:04:45+00:0024.01.2020|Publikacje|

O autorze: