Zgodnie z najnowszymi wytycznymi Ministra Cyfryzacji, wydanymi w dniu 23 stycznia 2019 r. na podstawie art. 33 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, pracodawca może przechowywać CV również po zakończeniu rekrutacji, w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami kandydatów (np. na wypadek zarzucenia mu naruszenia wynikającej z Kodeksu pracy zasady niedyskryminacji).
Należy zwrócić uwagę, że stanowisko przedstawione przez resort cyfryzacji jest zupełnie przeciwne do dotychczasowego stanowiska UODO w zakresie polityki przechowywania dokumentów rekrutacyjnych po zakończeniu procesu rekrutacji. W dotychczasowych publikacjach urzędu wskazywano bowiem jednoznacznie, iż życiorysy kandydatów powinny być niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji niszczone, a uzasadniony interes pracodawcy, polegający na przetwarzaniu danych zawartych w CV w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami ze strony kandydatów, nie może stanowić przesłanki legalizującej dalsze przetwarzanie danych przez niedoszłego pracodawcę. Argumentując swoje stanowisko organ wskazywał na fakt, że sam życiorys pracownika nie jest co do zasady przydatny w celu obrony przed zarzutem dyskryminacji. W ocenie Urzędu, do ewentualnej dyskryminacji może dojść dopiero na etapie rozmowy rekrutacyjnej, gdyż w praktyce najczęściej dopiero na tym etapie pojawiają się ewentualne zarzuty odnoszące się do równego traktowania.
Wytyczne Ministra Cyfryzacji zakładają, iż przechowywanie CV po zakończeniu rekrutacji w celu ewentualnej obrony przed zarzutem dyskryminacji jest dopuszczalne, ale termin przechowywania życiorysów powinien być racjonalny i w miarę możliwości jak najkrótszy. Postuluje się przy tym, aby długość tego terminu była ustalana na podstawie przeprowadzonej przez pracodawcę analizy ryzyka, uwzględniającej dotychczasowe doświadczenia w zakresie orientacyjnych terminów występowania przez pracowników z tego typu roszczeniami. Takie rozwiązanie wydaje się jednak problematyczne chociażby w sytuacji, gdy danemu pracodawcy nikt nigdy nie zarzucił naruszenia zasady równego traktowania.
Niezwłocznie po wydaniu wytycznych przez Ministra Cyfryzacji głos w sprawie zajęła Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych Dr Edyta Bielak–Jomaa, która wydała w tej materii oficjalne oświadczenie, podtrzymujące dotychczasowe stanowisko Urzędu co do przechowywania CV po zakończeniu rekrutacji i kwestionujące umocowanie jakiegokolwiek organu, poza PUODO, do wydawania wiążących wytycznych i interpretacji w zakresie stosowania Rozporządzenia.
Z drugiej jednak strony nie sposób odmówić racjonalności stanowisku Ministerstwa Cyfryzacji. Zauważyć bowiem należy, że pracodawca, na mocy art. 94 pkt 2b) kodeksu pracy, zobowiązany jest do przeciwdziałania dyskryminacji, natomiast konieczność usunięcia danych zebranych w toku rekrutacji może uniemożliwić mu realizację tego obowiązku. Wobec powyższego duża część ekspertów przyjmuje stanowisko resortu cyfryzacji za prawidłowe. Niemniej jednak to PUODO jest organem dokonującym ewentualnych kontroli w zakresie zgodności przetwarzania danych z przepisami RODO, który w omawianym zagadnieniu może mieć decydujące zdanie.
