Rok 2018 przyniósł spore zmiany dotyczące składania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego. Dotychczasowy tryb w postaci obowiązku fizycznego składania dokumentów finansowych został zastąpiony formą elektroniczną poprzez zgłoszenie dokumentów finansowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Działanie ustawodawcy miało na celu ułatwienie składania dokumentów finansowych, tym bardziej, że powstała możliwość bezpłatnego ich składania.  Jednakże praktyka pokazała, że wprowadzone zmiany były dość niepraktyczne, w szczególności ze względu na fakt, że sprawozdania finansowe nie mogą być składane profesjonalnego pełnomocnika, co w przypadkach wielu spółek jest standardem. Zgodnie bowiem z treścią obowiązującego na dzień publikacji niniejszego artykułu przepisu art.  19e ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym „zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator”. Treść przepisu ogranicza krąg osób, które sprawozdania mogą złożyć w imieniu spółki w formie elektronicznej do członka organu uprawnionego do reprezentowania spółki (najczęściej członek zarządu), wspólnik, syndyk albo likwidator. Było to celowe i świadome działanie ustawodawcy, gdyż w uzasadnieniu do projektu ustawy wprowadzającej wyżej opisane zmiany wskazano, iż utworzony system teleinformatyczny będzie automatycznie weryfikował dane, gdyż osoba składająca w postaci elektronicznej dokumenty finansowe będzie musiała się posługiwać kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź też profilem zaufanym e-PUAP. Nie będzie natomiast można ustanowić pełnomocnika procesowego do dokonania takiej czynności, bo nie jest to czynność procesowa, ale techniczna polegająca na dokonaniu zgłoszenia ewidencyjnego dokumentów finansowych i wpisie automatycznej wzmianki do Krajowego Rejestru Sądowego.

DOTYCHCZASOWA PRAKTYKA

Pomimo trudności, które były efektem podejścia ustawodawcy do realiów biznesowych, Kancelaria z powodzeniem zgłaszała sprawozdania finansowe spółek w formie elektronicznej, działając jako ich pełnomocnik. Kancelaria opracowała procedurę, wykorzystującą dostępne formy komunikacji elektronicznej, która poprzez odpowiednie stosowanie przepisów była akceptowana przez wydziały gospodarcze sądów (w szczególności Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu). Zgłoszenie takie podlega jednakże opłacie sądowej, w przeciwieństwie do przypadku, gdy dokumenty finansowe składa osoba, o której mowa w przepisie art. 19e ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, albowiem tego typu zgłoszenie może być dokonywane nieodpłatnie.

ZMIANA PRZEPISÓW

Wydaje się, że Prawodawca zrewidował swoje poglądy, które zostały wyrażone w ustawie z dnia 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych (Dz.U. 2019 poz. 55). Zgodnie z przepisem art. 16 pkt 2) lit. b) ww. ustawy, który wejdzie w życie w dniu 1 kwietnia 2019 r., a który obejmuje zmianę przepisu art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym dotyczącego zgłoszenia sprawozdania finansowego do KRS, „zgłoszenia może także dokonać adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny”, pod warunkiem, że jego dane zostały udostępnione sądom i Ministrowi Sprawiedliwości przez Naczelną Radę Adwokacką oraz Krajową Radę Radców Prawnych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a w tym systemie ujawniony będzie jego numer PESEL oraz będzie on umocowany do dokonania takiego zgłoszenia. W przypadku dokonywania takiego zgłoszenia profesjonalny pełnomocnik  powołuje się na udzielone mu pełnomocnictwo oraz podpisuje zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Tym samym dopuszczalne od dnia 1 kwietnia 2019 r. będzie zgłaszanie sprawozdań finansowych bezpłatnie przez adwokatów, radców prawnych oraz prawników zagranicznych.

Zmianę taką oczywiście należy przyjąć pozytywnie, gdyż praktyka w 2018 roku pokazała, że istniały problemy i wątpliwości związane ze składaniem dokumentów finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego.