Na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia pracownikom profilaktycznej opieki zdrowotnej. Jest on urzeczywistnieniem obowiązku pracodawcy związanego z bezpieczeństwem i higieną pracy, przewidzianego unormowaniami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465), a także postanowieniami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.
Obowiązek ten winien być realizowany nie tylko poprzez skierowanie pracownika na badania wstępne, okresowe czy kontrolne, a także – w ramach realizacji tego obowiązku – pracodawca winien jest partycypować w kosztach zakupu przez pracownika okularów korekcyjnych, a począwszy od listopada 2023 r. także zakupu soczewek kontaktowych
Przesłanki warunkujące możliwość refundacji przez pracodawcę okularów korekcyjnych
Dofinansowanie do okularów korekcyjnych przez zakład pracy przysługuje wyłącznie pracownikom świadczącym pracę na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Powinni oni korzystać z nich przez przynajmniej połowę dobowego wymiaru czasy pracy, tj. w wymiarze 4 godzin dziennie. W związku z powyższym, istotnym jest, aby w skierowaniu do okulisty zawarta była informacja, że pracownik spędza przed komputerem co najmniej 4 godziny dziennie. Taka adnotacja pozwoli lekarzowi na ocenę, czy używanie przez pracownika okularów korekcyjnych jest konieczne czy też nie.
Możliwość partycypacji pracodawcy w kosztach zakupu soczewek kontaktowych – wprowadzone nowelizacje
W uprzednio obowiązującym stanie prawnym, przepisy wskazywały wyłącznie na możliwość refundacji przez pracodawcę zakupu okularów korekcyjnych dla pracowników. Jednakże nowelizacja przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, wprowadziła w tym zakresie istotne zmiany. Obecnie, jak wynika z przepisów ww. rozporządzenia, pracownikom przysługuje także dofinansowanie do szkieł kontaktowych korygujących wzrok. Refundacja zakupu soczewek kontaktowych przysługuje pracownikom od pracodawcy po spełnieniu tych samych przesłanek, które warunkują możliwość dofinansowania zakupu przez pracowników okularów korekcyjnych, tj. świadczenia przez pracownika pracy na stanowisku wyposażonym w monitory ekranowe – w wymiarze co najmniej 4 godzin dziennie.
Nadto, w obowiązującym stanie prawnym na pracodawcy spoczywa także obowiązek refundacji zakupu okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych pracownikom świadczącym pracę z wykorzystaniem mobilnych urządzeń ekranowych, takich jak, np. tablet, laptop, a nie tylko z wykorzystaniem komputerów stacjonarnych.
Ustawodawca nie precyzuje jednak w jakich odstępach czasu pracownik ma możliwość skorzystania z dofinansowania do zakupu okularów korekcyjnych bądź soczewek, w jakiej wysokości pracodawca winien jest zapewnić refundację do ich zakupu, a także terminu, w którym pracodawca winien jest zwrócić pracownikowi całość czy część wartości zakupu okularów bądź soczewek korekcyjnych. Te zagadnienia winny być przewidziane treścią regulacji wewnątrzzakładowych pracodawcy i ujęte, np. w regulaminie pracy przyjętym u pracodawcy.
Co do zasady, badanie osób pracujących przy monitorach przeprowadza się co 4 lata, a zatem to wtedy pracownik może otrzymać kolejne zaświadczenie o konieczności stosowania okularów korekcyjnych. Jednak w dwóch przypadkach, taki wydatek może być uzasadniony częściej, tj. w przypadku:
• podjęcia przez lekarza medycyny pracy decyzji w sprawie danego pracownika o konieczności badań w pilniejszym terminie, a także
• przekonania pracownika, że praca przy komputerze nadwyrężyła jego wzrok, chociaż termin ważności poprzednich badań okresowych jeszcze nie upłynął.
Dofinansowanie zakupu okularów lub soczewek przez pracodawcę a obowiązek podatkowy
Podstawą wypłacenia zwrotu za zakup okularów korekcyjnych lub soczewek jest imienna faktura pracownika. Taki koszt jest zwolniony od podatku dochodowego oraz oskładkowania ZUS. Podatek trzeba będzie jednak zapłacić, jeśli pracownik samodzielnie uda się do okulisty, a następnie przedstawi pracodawcy fakturę za zakup okularów lub soczewek, bądź gdy okulary korekcyjne zostaną zniszczone lub zgubione, w związku z czym pracownik wystąpi z wnioskiem o refundację naprawy czy zakupu nowych okularów.
Reasumując, pracodawca zobowiązany jest refundować okulary korekcyjne lub dofinansować soczewki kontaktowe pracownikowi, który wykonuje swoje obowiązki przed monitorem ekranowym, w wymiarze przez co najmniej 4 godziny dziennie. Konieczność ich stosowania musi wynikać z zalecenia lekarza medycyny pracy. Pracodawca winien jest zawrzeć w regulaminie wewnątrzzakładowym informacje odnośnie maksymalnego progu, do którego pokryje koszty poniesione u optyka oraz w jakim terminie pracownikowi przysługuje refundacja soczewek kontaktowych lub okularów. Dodatkowo, warto ustalić, co ile pracownik ma prawo zwrócić się do pracodawcy o dofinansowanie do zakupu okularów lub soczewek, chociaż lekarz medycyny pracy może zalecić indywidualne badania w innym terminie niż ustalony przez pracodawcę.