Elektronizacja najważniejszego dokumentu na budowie

Już 27 stycznia 2023 r. zaczną obowiązywać przepisy o Elektronicznym Dzienniku Budowy, który w Ustawie Prawo budowlane dostał swój własny rozdział.

Na rozwiązania dotyczące Elektronicznego Dziennika Budowy inwestorzy i wykonawcy patrzą na razie z przymrużeniem oka (nie ma w tym nic dziwnego, w końcu elektroniczny dziennik budowy będzie obowiązkowy dopiero od 1 stycznia 2030 r., do tego momentu inwestorzy i wykonawcy mogą bazować jedynie na wersji papierowej, tak jak dotychczas). Pytanie jednak, czy taka postawa jest słuszna, w końcu dziennik budowy nie jest jedynie papierową książką, którą po zakończeniu inwestycji zamykamy w archiwum, a najważniejszym dokumentem budowy. Wagę i znaczenie dziennika budowy można dostrzec przede wszystkim w odniesieniu do kontraktów budowlanych i prowadzonych na ich podstawie sporach. Wówczas rzetelność i prawidłowość wpisów dokonywanych w dziennikach budowy stanowi nieocenioną wartość dowodową.

Jak można jednak zauważyć, w praktyce strony kontraktu nieczęsto powołują dziennik budowy jako dowód w sprawie, a wynika to właśnie z braku rzetelności w jego prowadzeniu. Ważne jest i co należy dostrzec, że zgodnie z przepisem art. 47a Prawa budowlanego dziennik traktowany jest jako urzędowy dokument, co świadczy o jego mocy dowodowej i przydatności w postępowaniach sądowych.

Elektroniczny dziennik budowy w założeniu ma być ułatwieniem, ale czy tak się stanie pozwoli ocenić dopiero praktyka. Niemniej, warto przyjrzeć się tym rozwiązaniom z bliska.

Założenia i funkcjonowanie systemu EDB

Pomimo szumnie zapowiadanej cyfryzacji procesu budowy, Elektroniczny Dziennik Budowy nie będzie miał oprócz swojej formy, ograniczeń czasowych do dokonywania wpisów, sposobu przechowywania i dostępu funkcjonalności innej niż papierowy dziennik budowy. Na razie jego funkcjonalność nie pozwala na dodawanie zdjęć, nagrań czy notatek głosowych, nie mniej jednak samo rozwiązanie systematyzuje proces budowy, a to jedno z kluczowych zagadnień.

Dziennik budowy w formie elektronicznej prowadzony będzie w „Systemie Elektroniczny Dziennik Budowy”, a więc będzie stanowił aplikację, w której dokonywane będą wpisy rejestrujące przebieg robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania robót budowlanych, mających znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości wykonywanych robót. Dostęp do dziennika budowy zapewniony jest w systemie przez okres prowadzenia robót budowlanych.

System będzie dostępny na stronie internetowej Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego, który jest zresztą autorem tego rozwiązania, nadto aplikację będzie można pobrać na urządzenie mobilne i dokonywać wpisów w czasie rzeczywistym na budowie, bez konieczności siadania do komputera.

By móc wystąpić o wydanie Elektronicznego Dziennika Budowy, a następnie dokonywać w nim wpisów konieczne jest posiadanie konta w systemie EDS, co oznacza, że każdy uczestnik procesu budowlanego, tj. inwestor, inspektor nadzoru inwestorskiego, projektant, kierownik budowy, kierownik robót by móc uzyskać w ogóle uprawnienie do dokonywania wpisów musi posiadać konto w systemie.

Jak działa Elektroniczny Dziennik Budowy

Elektroniczny Dziennik Budowy zostaje wydany przez właściwy organ architektoniczno – budowlany lub organ nadzoru budowlanego na wniosek inwestora złożony za pomocą systemu teleinformatycznego, w którym to inwestor podaje swój adres e-mail, na który zostaną przesłane dane umożliwiające dostęp do dziennika budowy. Głównym i pierwszym dysponentem dziennika budowy jest więc inwestor.

Co do zasady dziennik powinien zostać wydany w terminie 3 dni roboczych, jednak nie wcześniej niż przed dniem wykonalności decyzji o pozwoleniu na budowę/legalizacji budowy/pozwolenia na wznowienie robót budowlanych.

Za wydanie Elektronicznego Dziennika Budowy uznaje się zapewnienie dostępu w systemie EDB, co istotne każdy Elektroniczny Dziennik Budowy ma nadany swój własny indywidualny numer.

Pomimo, że tak jak dotychczas za prowadzenie dziennika budowy odpowiadał będzie kierownik budowy i to właśnie kierownik dokonuje wpisu zamykającego dziennik, to jednak w pierwszej kolejności to inwestor udostępnia EDB do dokonywania wpisów uczestnikom procesu budowlanego i innym uprawnionym podmiotom, a także takich uprawnień może pozbawić. Co ciekawe, w przypadku gdy inwestor pozbawi uczestnika uprawnień w systemie EDB, może on jeszcze dokonywać wpisów w terminie 14 dni od dnia pozbawienia dostępu do dziennika.

Kierownik budowy natomiast upoważniony został do udostępniania Dziennika Budowy geodecie, który wykonuje na terenie budowy czynności na potrzeby budownictwa oraz upoważnionym pracownikom organu nadzoru budowlanego i innym organom uprawnionym do kontroli przestrzegania przepisów w ramach dokonywanych czynności kontrolnych.

Pomimo, że to inwestor jest głównym udostępniającym dziennik budowy w systemie elektronicznym, dostęp taki na okres stały lub czasowy został zapewniony również organom architektoniczno – budowlanym organom nadzoru budowlanego i innym organom uprawnionym do kontroli przestrzegania prawa budowlanego na terenie budowy. Wówczas dostęp taki zostaje udostępniony na wniosek organu, w którym wskazuje on na czas, zakres i cel w którym realizowany ma być dostęp. Taki wniosek więc co do zasady musi być uzasadniony przez organ występujący o udzielenie dostępu.

Wpisów dokonują uczestnicy procesu budowlanego, geodeta prowadzący czynności na terenie budowy oraz uprawnieni pracownicy organów architektoniczno-budowlanych, organów nadzoru budowlanego i organów dokonujących kontroli.

Zamknięcia dziennika dokonuje wpisem kierownik budowy, a jego formalne zamknięcie następuje poprzez nadanie mu statusu „zamknięty” w systemie EDS.

Jeżeli jednak dojdzie do konieczności podjęcia dodatkowych prac po zamknięciu dziennika budowy, inwestor może nadać kierownikowi budowy uprawnienia do dokonywania wpisów.

Po zamknięciu dziennika budowy możliwe będzie jego złożenie wraz z wnioskiem o wydanie pozwolenia na użytkowanie. Uzyskanie pozwolenia na użytkowanie lub rozpatrzenie w sposób pozytywny zawiadomienia o zakończeniu budowy powoduje zmianę statusu dziennika budowy na „oddany do użytkowania”.

Zmiany a Elektroniczny Dziennik Budowy

Jak wiadomo proces inwestycyjny jest ciągiem dynamicznych zdarzeń, a więc w jego toku może dojść do podjęcia wielu decyzji, które mogą wymagać również zmian w zakresie dziennika budowy.

Jeżeli w toku inwestycji dojdzie do przeniesienia decyzji o pozwoleniu na budowę, a więc zmiany inwestora, a dziennik budowy prowadzony jest w formie elektronicznej, organ właściwy do prowadzenia dziennika budowy zapewni nowemu inwestorowi w terminie 3 dni roboczych od dnia w którym decyzja stała się wykonalna dostęp do systemu EDS i dziennika budowy, pozbawiając jednocześnie tych uprawnień dotychczasowego inwestora.

Zajmując się zmianami, należy pamiętać, że jeżeli już raz inwestor zadecyduje o prowadzeniu dziennika budowy w formie elektronicznej to już do końca budowy z tej formy musi korzystać. Nie ma możliwości powrotu do formy papierowej. Natomiast nie ma przeciwskazań by z formy papierowej przejść na elektroniczną.

Zalety – korzyści EDB

Rozpatrując korzyści i zalety takiego rozwiązania należy przede wszystkim wskazać na to, że rozwiązanie to wprowadza systematyczność wpisów – chociaż jeżeli dotychczas inżynierowie takich wpisów nie dokonywali rzetelnie, prawdopodobnie elektronizacja tego nie zmieni. Niemniej jednak elektroniczny dziennik budowy umożliwia zarówno inwestorowi jak i organom prowadzenie bieżącej kontroli budowy online.

Należy także wskazać, że elektroniczny dziennik budowy na pewno będzie dokumentem bardziej czytelnym, uzupełnienie go komputerowo nie będzie powodowało trudności w odczytywaniu wpisów, co dotychczas się zdarza, a także może przyspieszyć sporządzenie wpisów, gdyż można je kopiować i łatwiej się do nich odnosić.

Kolejnym ułatwieniem jest brak ograniczeń objętościowych – osoby uprawnione będą miały możliwość wprowadzania dowolnej ilości informacji i nie będzie konieczności występowania tak jak w przypadku papierowego dziennika budowy o zarejestrowanie przez organ kolejnego tomu.

Wzrośnie także dostępność dziennika. Osoby posiadające uprawnienia do wpisów będą mogły ich dokonać w każdym miejscu i czasie, nie będą więc musiały biec do miejsca, w którym dziennik papierowy jest przechowywany by dokonywać wpisu, lecz mogą robić to na bieżąco przy zakończeniu poszczególnych robót, czy wystąpieniu błędów, usterek – system nie wymaga bowiem dostępu do Internetu w celu dokonywania wpisów.

Pomimo zalet system ma też wady i jest rozwiązaniem bardzo basicowym, nie posiada dodatkowych opcji umożliwiających dokumentowanie przebiegu robót za pośrednictwem fotografii, filmów czy innych funkcjonalności, na które system elektroniczny może sobie pozwolić. Niemniej na pewno jest to pierwszy krok w dobrym kierunku. Oczywiście to jak Elektroniczny Dziennik Budowy się sprawdzi będziemy obserwować z biegiem czasu zarówno na kanwie praktyki organów i orzecznictwa, jak i decyzji naszych klientów o wprowadzeniu elektronicznego dziennika budowy, wtedy możliwe będzie jednoznaczne wskazanie zalet aplikacji, jak i też jej wad, które będą wymagały dopracowania w przyszłości.

 

Autor publikacji: Roksana Waltrowska radca prawny JSP, Szymon Szczęśniak asystent radcy prawnego JSP